Dirección de Ventas. Principales Funciones. (primera parte)

En mi artículo anterior, dediqué un espacio a definir algunas de las principales ideas sobre la Venta Personal, por considerar el tema de vital importancia para la empresa hoy día. Hoy comenzaré a hablar sobre la Dirección de Ventas, como antecedente para luego dedicar un estudio más profundo a la Venta, sus características, técnicas y estratégias más avanzadas, lo que de seguro mejorará el trabajo de los vendedores actuales y enseñará correctamente desde el principio a las personas que decidan incursionar en el fascinante mundo del marketing y las ventas.

La idea de organizar la venta como acción parte de estructurar un equipo de vendedores, que generalmente es conocido entre nosotros con los nombres de “Departamento de Ventas”, “Departamento Comercial”, “Ventas y Marketing”, etc y que internacionalmente se denomina Dirección de Ventas.

Dicha Dirección se responsabiliza con la planificación, organización, administración y control del sistema y el personal de ventas.

Tiene dentro de la empresa dos funciones principales:

1. Diseño e implantación de la estrategia de ventas. Incluye la formulación y ejecución de un grupo de decisiones básicas que hacen funcionar el sistema

de ventas, Figura No. 1, tales como:

· Especificación de los objetivos de venta.

· Elección del sistema y equipo de ventas.

· Organización de la red de ventas.

· Determinación de la magnitud del equipo de ventas.

· Asignación de los vendedores a los territorios de ventas, la selección de los productos que deben vender y la división y atención a clientes.

· Planificación de las visitas.

Fig. No. 1. Canal de información de las estrategias empresariales.

Posición y responsabilidad de la Dirección de Ventas

2. Dirección del equipo de ventas. Se encarga del mantenimiento de la eficacia y rendimiento del equipo de vendedores, entre sus actividades más importantes se encuentran:

· Selección

· Formación

· Motivación

· Remuneración

· Evaluación y Control de los resultados

Por pura lógica el Director de Ventas de cualquier empresa, deberá ser un vendedor experimentado de muy buenos resultados, que posea las cualidades de motivador, animador y organizador. Deberá estar asistido por una sólida formación en Técnicas de Dirección y Técnicas de Ventas, del mismo modo que deberá poseer una buena capacidad para analizar, planificar y organizar su trabajo y el de su equipo, garantizando así el funcionamiento eficiente del sistema de ventas.

La experiencia práctica enseña que los directores de ventas, cuya función principal, lejos de vender, es planificar y controlar las ventas, no se importan, ellos surgen desde dentro del propio grupo de vendedores.

Ellos tienen la alta responsabilidad de crear y mantener un grupo responsable, dinámico, honesto, disciplinado y trabajador, con un alto sentido de la tolerancia lo que le permitirá respetar las diferencias existentes entre cada individuo y por encima de ellas respetar y defender los objetivos comunes que lo unirán con el resto de las funciones de la organización y con los clientes. Valores estos que bien controlados y dirigidos forman parte de la cultura organizacional

Los vendedores de cualquier empresa sólo estarán dispuestos a seguir con agrado, lo que no significa sin esfuerzos y sacrificios, a aquellos directores que hayan salido de su núcleo y sobre todo a aquellos en los que reconozcan méritos profesionales y condiciones para dirigirlos.

Características de una organización de ventas.

Cualquier organización o estructura encaminada a las ventas debe tener las siguientes características.

· Estructura enfocada hacia el mercado. Siempre debe pensarse primero en el mercado donde el equipo de venta debe desarrollar su trabajo. Las tareas y actividades de marketing y ventas serán el resultado de las necesidades específicas de cada mercado en cuestión donde se trabaje o planee trabajar.

· Organización de las actividades, no de las personas. La organización alrededor de las actividades y no de los hombres garantiza estabilidad y equilibrio. Logrado esto, se escogerá “exactamente” a la persona que mejor pueda cumplir con los objetivos deseados.

· Relación adecuada entre la responsabilidad y la autoridad. Para lograr mayor eficiencia, cada persona debe tener muy bien definido su trabajo y los límites de su responsabilidad, igualmente se debe definir la cuota de autoridad que posee para poder desarrollar su tarea.

Está probado que no existe cumplimiento de la responsabilidad si ésta no está definida y acordada exactamente entre las partes y a las personas encargadas de ejecutarlas no se les entrega poder y autoridad. La centralización excesiva en las decisiones de ventas, provoca vendedores limitados o autolimitados a la hora de cumplir sus funciones.

· Razonable amplitud del ámbito de supervisión. Con una buena política de delegación de responsabilidades y poder, se esclarecen los objetivos y resultados a controlar. El Director de Ventas debe dedicar tiempo para tratar colectiva e individualmente a cada miembro de su equipo, definir tareas, visitar junto a ellos a los clientes, controlar resultados, etc.

La cantidad de personas sujetas a supervisión con eficiencia es muy difícil de definir exactamente, ello dependerá de la experiencia del supervisor, de la complejidad del trabajo y obviamente de la experiencia de los supervisados. Sin embargo, para el caso específico de ventas, podríamos establecer el parámetro de que con más de 8 personas a supervisar, se comienza a poner en peligro el resultado de la actividad de control y supervisión.

· Organización estable pero flexible. La forma de organizar el trabajo en una estructura de ventas deberá apuntar a la estabilidad, incluso en los momentos que personas que trabajan en dicha estructura se marchen; sin embargo, la organización deberá posibilitar la flexibilidad a corto plazo, adaptándose a las propias fluctuaciones de los negocios y mercados. Deberá estar preparada para cambios de estrategias, cambios o introducción de productos, redimensión del propio equipo, etc.

· Coordinación y equilibrio entre las funciones. La coordinación de las funciones dentro y fuera de la organización de ventas es una de las responsabilidades más importantes a implementar. Se pierde mucho cuando entre los propios vendedores no existe coordinación y apoyo. Muchos problemas se crean cuando el resto de las funciones de la empresa no están en la misma dirección que la organización de ventas.